Betalen

Het betalen van uw reis hoort rustig en overzichtelijk te verlopen. Eerst sturen wij u een persoonlijke offerte voor uw exacte reisplan. Zodra u die accepteert, ontvangt u een factuur met het verschuldigde bedrag, de uiterste betaaldatum, de valuta en een betalingskenmerk. Er staat niets in de kleine lettertjes verstopt, en u weet altijd wat u betaalt en waarom, nog voordat er geld wordt overgemaakt.

Betalen gebeurt meestal in twee delen. Met een aanbetaling bevestigt u uw boeking, en de restbetaling volgt vóór uw vertrek. De hoogte van de aanbetaling en de datum van de restbetaling gelden per reis, dus u vindt ze in uw offerte en factuur en niet op deze pagina. Wijkt iets af van wat u verwachtte, vraag het ons dan voordat u betaalt.

Welke betaalmethoden voor uw boeking beschikbaar zijn, laten wij u weten wanneer wij de factuur sturen. Onze website zelf neemt geen kaartgegevens aan, en wij vragen u nooit om die per e-mail of bericht door te geven. In de onderstaande onderdelen loopt u elke stap door, inclusief hoe u veilig betaalt en hoe u een nette administratie bijhoudt van alles wat u verstuurt.

Uw factuur komt per e-mail binnen als een privélink, ondertekend zodat alleen de mensen aan wie wij hem sturen hem kunnen openen. Op de factuur staan het verschuldigde bedrag, de datum waarop wij het uiterlijk willen ontvangen, de valuta en het betalingskenmerk. Deze vier gegevens vormen de kern van de factuur en u controleert ze bij elke betaling als eerste.

Het verschuldigde bedrag kan uw aanbetaling of uw restbetaling zijn, en de factuur vermeldt welke van de twee. De valuta staat er altijd bij, want offertes zijn meestal in Amerikaanse dollars, maar niet altijd. Het betalingskenmerk is een korte code waarmee wij uw betaling aan uw boeking koppelen. Laat het dus precies zoals het er staat en vermeld het bij elke betaling.

Een factuur die eenmaal is verstuurd, wijzigen wij niet stilzwijgend. Moet er iets veranderen, dan ontvangt u een nieuwe of gecorrigeerde factuur en is duidelijk welke factuur de andere vervangt. Lijken twee facturen elkaar ooit tegen te spreken, laat het ons dan weten vóór u betaalt, dan bevestigen wij welke juist is.

Met de aanbetaling bevestigt u uw boeking. Zodra wij die ontvangen, kunnen wij beginnen met het vasthouden van de lodges, kampen, gidsen en voertuigen waarop uw reisplan steunt. Bij safari's en beklimmingen van de Kilimanjaro zijn de beste plekken en de beste data snel vergeven, dus een bevestigde boeking geeft u een echt voordeel boven een openstaande aanvraag en stelt ons in staat met zekerheid te plannen.

De aanbetaling is niet voor elke reis gelijk. Zij wordt voor uw reis vastgesteld in de offerte en de factuur en weerspiegelt wat wij namens u moeten vastleggen. U ziet het exacte bedrag en de datum waarop het verschuldigd is voordat u iets betaalt, dus u hoeft niet te gissen of het zelf uit te rekenen volgens een vaste regel.

Twijfelt u over het bedrag, vraag het ons dan. Wij leggen graag uit hoe het past binnen de totale kosten van uw reis en wat ermee gebeurt als uw plannen veranderen. De annuleringsvoorwaarden in onze boekingsvoorwaarden beschrijven hoe kosten worden berekend, en in uw offerte staat het schema dat voor uw reis geldt.

De restbetaling is het resterende bedrag voor uw reis en moet vóór uw vertrek binnen zijn, op de datum die op uw factuur staat. Wij vragen erom vóór vertrek, zodat wij onze leveranciers op tijd kunnen betalen. Lodges, kampen, parkautoriteiten, bergploegen en chauffeurs moeten allemaal geregeld en betaald zijn, zodat alles klaarstaat wanneer u aankomt.

De datum komt dus niet als een verrassing. Hij staat op uw factuur en wij herinneren u er graag aan wanneer hij nadert. Kunt u eerder betalen dan de vermelde datum, dan is dat welkom en hebt u in de weken voor uw vlucht een zorg minder. Gebruik in beide gevallen het kenmerk van uw factuur.

Denkt u dat het u moeilijk valt om op de vermelde datum te betalen, laat het ons dan vroeg en schriftelijk weten. Vaak kunnen wij de mogelijkheden samen bespreken, en een vroeg bericht is altijd beter te hanteren dan een laat bericht. Wacht niet tot de dag zelf, want de afspraken voor uw reis kunnen in het gedrang komen als een restbetaling nog openstaat.

Een bankoverschrijving is de meest gebruikelijke manier om te betalen. Open uw factuur en gebruik uitsluitend de rekeninggegevens die daarop staan. Neem ze exact over en gebruik geen gegevens uit een oude e-mail, een doorgestuurd bericht of een gesprek. Weet u niet zeker of de gegevens kloppen, stop dan en controleer het bij ons voordat u iets verstuurt.

Vermeld het betalingskenmerk van uw factuur bij de overschrijving, zodat wij uw betaling meteen aan uw boeking kunnen koppelen. Stuur ons na het overmaken een kopie van het betalingsbewijs per e-mail. Zo vinden wij uw betaling snel terug, en u hebt een bewijs van betaling als een vertraging bij de bank voor verwarring zorgt.

Houd rekening met de tijd die het geld nodig heeft om tussen banken te reizen, zeker als u vanuit het buitenland betaalt. Wacht niet tot de laatste dag met overmaken. Eventuele bankkosten komen voor uw rekening, dus zorg dat het volledige gefactureerde bedrag bij ons aankomt. Houdt uw bank onderweg kosten in, dan moet het tekort alsnog worden aangevuld.

Als het voor uw boeking mogelijk is, bieden wij soms een veilige betaallink aan als andere manier van betalen. Welke methoden voor uw reis gelden, bevestigen wij bij het versturen van de factuur, zodat u weet of er een link beschikbaar is. Wordt er op de factuur geen link genoemd, dan hoeft u er ook niet naar te zoeken en betaalt u via een bankoverschrijving.

Onze website neemt geen kaartgegevens aan, en wij vragen u nooit per e-mail of bericht om uw kaartnummer, vervaldatum of beveiligingscode. Doet iemand dat wel, beschouw het dan als verdacht en meld het ons. Een echte betaallink brengt u naar een eigen beveiligde pagina, en alleen daar horen kaartgegevens ooit te worden ingevoerd.

Kijk voordat u betaalt even naar het adres in uw browser. Controleer of het overeenkomt met de link uit de factuur die wij u stuurden en of de pagina het bedrag en kenmerk toont die u verwacht. Lijkt er iets vreemd, sluit de pagina dan en neem contact met ons op via de gegevens op onze website. Een korte pauze nu is beter dan een betaling die per ongeluk verkeerd terechtkomt.

Offertes zijn meestal in Amerikaanse dollars, maar de valuta staat altijd vermeld op uw offerte en op uw factuur. Betaal in de valuta die wordt genoemd. Zo komt het bedrag dat wij verwachten overeen met het bedrag dat u verstuurt, en voorkomt u verwarring wanneer wij uw betaling aan uw boeking koppelen.

Betaalt u vanaf een rekening in een andere valuta, dan kan uw bank of kaartaanbieder het geld omrekenen en wisselkosten of andere kosten in rekening brengen. Die bepalen zij zelf, niet wij, en wij kunnen ze vóór de betaling niet zien of beïnvloeden. Het is verstandig uw bank te vragen hoe een internationale betaling wordt behandeld voordat u die verstuurt.

De bankkosten komen voor uw rekening, zodat het volledige gefactureerde bedrag bij ons aankomt. Wordt onderweg een bedrag ingehouden, dan kan het ontvangen bedrag lager uitvallen dan op de factuur staat en vragen wij u het verschil aan te vullen. Door iets extra te sturen voor de kosten, of uw bank te vragen deze aan haar kant te dragen, voorkomt u dat.

Fraude rond reisbetalingen bestaat echt, en met een beetje oplettendheid beschermt u zich goed. De belangrijkste regel is deze: wij vragen u nooit om per e-mail of bericht van bankgegevens te veranderen. Ontvangt u een bericht waarin staat dat onze rekening is gewijzigd, beschouw het dan als nep, ook als het lijkt te komen van iemand bij Lemala die u kent.

Bent u ooit onzeker, controleer het dan voordat u betaalt. Bel of schrijf ons via de contactgegevens op onze website, niet via die in het bericht dat u ontving. Gebruik uw factuur, geopend via de privélink die wij u stuurden, als leidraad voor het juiste bedrag, kenmerk en de juiste betaalgegevens. Wij beantwoorden liever een vraag dan dat een betaling op de verkeerde plek terechtkomt.

Laat het ons direct weten als u iets verdachts ontvangt waarin onze naam voorkomt, ook als u er niet op bent ingegaan. Door het te melden kunnen wij andere gasten waarschuwen. Hebt u al geld overgemaakt naar een rekening waarover u twijfelt, neem dan meteen contact op met uw bank en daarna met ons, zodat wij u kunnen helpen met de vervolgstappen.

Wij leggen elke betaling vast bij de factuur waartoe zij behoort. Zodra uw geld bij ons is binnengekomen en aan uw boeking is gekoppeld, ziet u dat terug in uw rekening. Wilt u een bevestiging, vraag er dan om en wij sturen die. U hoeft niet tot het einde van het proces te wachten om zeker te weten dat een betaling is gezien.

U kunt voor elke betaling om een betalingsbewijs vragen, of om een overzicht van wat u hebt betaald en wat nog openstaat. Veel gasten vinden zo'n overzicht handig voor hun eigen administratie, voor claims bij de reisverzekering of voor een bedrijf dat de reis vergoedt. Laat ons weten wat u nodig hebt, dan stellen wij het voor u op.

Het helpt om uw betalingskenmerk, uw facturen en uw betalingsbewijzen bij elkaar te bewaren in één map of e-mailconversatie. Komt er ooit een vraag, dan lost u die snel op als alles bij de hand is. Uw privélinks naar facturen blijven in uw e-mail staan, dus als u op het kenmerk zoekt, vindt u meestal binnen enkele seconden alles terug.

Als een betaling te laat zal zijn, laat het ons dan weten vóór de uiterste betaaldatum. Wij bespreken het liever dan dat wij moeten raden. Een late betaling kan gevolgen hebben voor de afspraken die wij voor u vasthouden, dus een vroeg gesprek beschermt uw reis. In onze boekingsvoorwaarden staat wat er kan gebeuren als een betaling openstaat, en wij nemen altijd eerst contact met u op.

Verandert het bedrag van uw reis, bijvoorbeeld doordat u een nacht toevoegt of het aantal reizigers wijzigt, dan ontvangt u de wijziging als nieuwe of gecorrigeerde factuur. Een verstuurde factuur passen wij niet stilzwijgend aan. U ziet het nieuwe bedrag, de datum waarop het verschuldigd is en het kenmerk, en u kunt ons vragen stellen over elke regel die onduidelijk is.

Is er een terugbetaling verschuldigd, dan gaat die terug naar de persoon of rekening die heeft betaald, waar mogelijk in de oorspronkelijke valuta. Banken en aanbieders hanteren hun eigen termijnen, dus het kan even duren voordat het bedrag bij u is. Hoe annuleringskosten werken en wat wel en niet kan worden terugbetaald, leest u in het onderdeel over annulering in onze boekingsvoorwaarden.

Voor betalingen van reisagenten en handelspartners gelden eigen voorwaarden, die kunnen afwijken van de stappen op deze pagina. Boekt u via een agent, dan vertelt uw agent aan wie en wanneer u betaalt. Werkt u als agent met ons samen, dan staat in uw voorwaarden en facturen hoe en wanneer er wordt betaald.

Ook groepsboekingen kunnen anders zijn geregeld, omdat meerdere mensen voor één reis kunnen betalen, of één persoon namens iedereen. Hoe een groep betaalt, staat in de offerte en factuur van die boeking, zodat iedereen weet wie wat betaalt en vóór wanneer. Organiseert u een groep, laat ons dan weten hoe u het graag zou zien.

Weet u niet zeker welke regeling voor u geldt, vraag het ons gerust. Laat ons weten of u rechtstreeks boekt, via een agent of voor een groep, en wij leggen de betaalstappen uit die bij uw boeking passen. Een kort gesprek vooraf is de eenvoudigste manier om ervoor te zorgen dat iedereen het juiste bedrag op het juiste moment betaalt.